Fin mars 2023, le Lab’O a organisé un atelier collaboratif dans le cadre du lancement du  centre d’excellence de la robotisation. L’intention de cet atelier était de préparer la duplication d’un robot dédié aux subventions et aux dotations, s’inspirant de celui déjà mis en place dans le département de la Haute-Garonne.
Après un tour de table durant lequel chaque participant s’est présenté et les objectifs de l’atelier ont été exposés, un temps d’inspiration a occupé la première partie de l’atelier. Les participants étaient des experts de l’analyse de processus ainsi que les “clients” potentiels du robot, c’est-à-dire les responsables et les agents travaillant à la dotation et aux subventions. Le processus robotisé déjà mis en place a été explicité, ainsi que les avantages qu’il présente pour les agents, comme par exemple le temps gagné pour la concentration sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, avec un sens plus fort, ou une meilleure qualité du travail en évitant les erreurs de saisie grâce au robot …
Dans une deuxième partie, un focus a été  fait sur la technique de construction d’une “User Story” ainsi que d’un logigramme. Les différentes phases du processus déjà développé ont été affichées sur un mur blanc. Chacun a pu notifier les parties qui lui semblaient pertinentes en termes de robotisation des  process existants, supprimer certaines parties ou adhérer à tout le process. Il a été possible également de notifier quelles modifications étaient nécessaires pour que le robot soit efficace et prenne en compte les spécificités de chaque service. Les prospects et les experts ont évalué  le niveau de difficulté de la future robotisation via un code couleur.
Ce second temps a permis aux différents participants de partager leurs expériences, de converser et de créer de manière collective.
Les sous-groupes se sont faits  et défaits naturellement. La facilitation a permis de soutenir les conversations et l’idéation.

Les photos présentées ont été réalisées par Lydie Lecarpentier Thomas