Présentation LAB’O
Présentation du lab'o
Le Lab’O est le laboratoire d’innovation publique de l’Etat de la région Occitanie. Il est né en 2016 et c’est l’un des premiers laboratoires d’innovation
territoriale créée par l’État. Il dépend directement du Secrétaire Général pour les Affaires Régionales (SGAR) et est placé sous l’autorité du préfet de région. Alice Vilcot, chargée de l’innovation et de la transformation publique, est responsable du Lab’O. Elle est également conseillère du préfet de la région Occitanie. Depuis 2023, l’équipe du Lab’O s’est étoffée avec le recrutement de deux apprentis, d’un concepteur UX et d’une apprentie en communication.
Courant 2023, une responsable opérationnelle rejoindra le laboratoire. Le Lab’O ne dispose pas de lieu dédié. Il travaille en lien avec tout un écosystème
qui lui permet d’organiser des sessions de travail collaboratif dans différents lieux de la région, comme à Montpellier, par exemple, dans l’ancien centre de documentation de la Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC).
Le Lab’O est piloté depuis la préfecture de Toulouse. Il organise régulièrement des réunions de CoPil avec les référents innovations présents dans les différents départements de la région (30 personnes environ), ainsi que des Webinaires mensuels qui proposent des formations, des partages de connaissances et des présentations des solutions identifiées. Les référents font remonter les projets des agents au Lab, qui co-décide d’accompagner
ou non le projet.
Le Lab’O a pour mission de redonner du sens à l’action publique, d’améliorer les services rendus aux citoyens, d’accompagner les transformations
de l’administration et de diffuser la culture de l’innovation.
Les 3 axes de travail priorisés par le Lab’O
Les 3 axes de travail priorisés par le Lab’O sont :
- Accompagner et former les agents dans les nouvelles manières de travailler,
- Accompagner les agents dans l’expérimentation et la mise en œuvre opérationnelle de nouvelles pratiques telles que le design, la participation citoyenne ou la co-construction,
- Incuber des projets innovants proposés par les agents.
Le Lab’O a conçu une feuille de route spécifique au numérique, Incub’O, avec les objectifs suivants :
- L’appui au déploiement de la dématérialisation des procédures,
- Le développement de nouveaux outils et services numériques,
- La mise en place d’un programme d’acculturation des agents au numérique,
- La mise en place d’un programme d’accompagnement d’inclusion numérique.
Dans le cadre de la dématérialisation des processus, le Lab’O a proposé à ses agents de mettre en place des robots pour traiter certaines tâches. Le sujet de la robotisation des processus est approfondi dans le podcast et dans les interviews.
Le Cas du Lab’O :
la robotisation des processus
Le Lab’O, dans le cadre de la dématérialisation, a identifié la problématique des tâches répétitives, à faible valeur ajoutée, que les agents doivent effectuer à certaines périodes – souvent courtes et avec des délais incompressibles. Ces tâches engendrent une surcharge de travail, une perte de sens et de valeur du travail effectué. Lors d’un séminaire concernant la “Robotisation Process Automation” (RPA), le Lab’O a présenté la mise en place d’un robot, sous forme de programme informatique qui effectue des tâches répétitives. Ce robot travaille seul, mais demande à être accompagné, surveillé et amélioré au fur et à mesure. La Lab’O a présenté la démarche de robotisation des processus lors d’un séminaire. Cela a permis à plusieurs agents d’identifier les situations dans lesquelles l’automatisation des tâches semblait pertinente.
Des robots au service des agents
La période du Brexit a, par exemple, engendré une augmentation des dossiers à traiter dans un délai court, afin que les ressortissants britanniques qui habitent en France restent en règle. Le robot développé par le prestataire faisant partie des accords cadre du Lab’O a permis que l’agent gagne 25 min sur le traitement d’un dossier, qui lui aurait demandé 30 min habituellement.
Les périodes d’élection sont également des périodes de pic d’activité. La dernière période d’élection présidentielle, par exemple, a engendré le recrutement de 1400 personnes chargées de réaliser la mise sous pli de la propagande électorale dans un délai de 10 jours.
Le service des Ressources Humaines a vu les tâches affectées au traitement des dossiers et au paiement de ces agents temporaires augmenter fortement. Cela a engendré une surcharge de travail pour ce service, liée à des tâches répétitives et souvent réduites à des opérations de “copier /coller”. Ces tâches chronophages et à faible valeur ajoutée sont également source d’erreurs. Le service a demandé au Lab’O de financer le projet de robotisation de ces tâches et d’accompagner les agents afin de mettre en place ce nouveau processus.
LE PODCAST RÉFLEXIF DU LAB D’INNOVATION PUBLIQUE LAB’O
Le podcast du Lab’O a été enregistré à Paris, en janvier 2023.
Intervenant.e.s : Manuel Zacklad, chercheur et directeur du DICEN-IDF au CNAM, Catherine Foliot, codesigner et membre de Codesing-it!, Victor Dekyvère, journaliste, Alice Vilcot, chargée de mission innovation et transformation publique, Jérôme Bellurot, directeur adjoint du secrétairariat général commun départemental du Tarn et Garonne et chef du pôle numérique, France Jean-Aphonse, cheffe adjointe du service des Ressources Humaines du secrétairariat général commun départemental du Tarn et Garonne.
Réalisation: Fanny de Font Réaulx.
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